(目的)

第1条　この規程は、文書事務の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取り扱いの基本)

第3条　文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。

(文書管理の簿冊等)

第4条　文書の管理に要する簿冊等は、次の各号に掲げるところによる。

(処理方針)

第5条　文書の処理は、すべて課長が中心となり、絶えず文書の迅速な処理に留意して、事案が完結するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。

(処理の期間)

第6条　課に配付された文書は、原則としてその日のうちに担当係長ヘ回付し、担当係長は、指定された期日までに処理しなければならない。

(課長の指示)

第7条　課長は、文書を収受したときは、担当係長に処理方針示し、次の各号に掲げる事項を指示して処理しなければならない。

(供覧文書の処理)

第8条　供覧を要する文書は、回議用紙(第5号様式)に供覧する旨表示し、又は当該文書の余白に供覧押印欄を設け、供覧する旨表示して回付するものとする。

(起案)

第9条　すべて事案の処理は、文書による。ただし、町長の決裁を受けるべき事案で、特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ、町長の処理方針を確認のうえ、起案しなければならない。

(起案文書の回議順序)

第10条　起案文書は、次の各号に掲げるところにより処理しなければならない。

(回議用紙の記入要領)

第11条　回議用紙の記入要領は、別記第2に定めるところによる。

(関係文書の添付等)

第12条　起案文書には、起案の理由、事案の経過、根拠法令の抜粋、予算科目、経費等を明記するとともに参照を要する事項は、その資料を添付し、同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、それが完結するまで関係文書を添付しなければならない。

(合議)

第13条　2課以上に関連する文書は、関係の深い課で処理案を起案し、関係課の合意を求めなければならない。ただし、単に供覧にとどめる趣意のものは、決裁後回覧するものとする。

(起案文書の持回り)

第14条　特に緊急又は機密を要する起案文書その他重要な起案文書で持回り決裁を受けようとするときは、起案文書の内容を説明し得る職員が当たらなければならない。

(決裁年月日)

第15条　町長及び副町長の決裁済み文書にあつては総務財政課長において、課長の決裁済み文書にあつては主管課長が、速やかに、決裁年月日を記入しなければならない。

(決裁済み文書の処理)

第16条　議案に係る決裁済み文書又は規則、訓令、告示若しくは要綱に係る決裁済み文書は、総務財政課で保管及び保存しなければならない。

(既決箱等)

第17条　文書を処理するため、決裁権者は、既決箱を備えなければならない。

(浄写)

第18条　決裁済み文書で浄写を要するものは、主管課において行う。

(校合)

第19条　浄写文書は、浄写後直ちに決裁済み文書と照合しなければならない。

(文書の発信者名)

第20条　町外ヘ発送する文書は、原則として町長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、決裁権限を有する者の職及び氏名又は町名を用いることができる。

(文書の整理)

第21条　文書は、常に整然と分類して整理し、必要なときに、直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。

(保管単位)

第22条　文書の保管は、主管課において行うものとする。

(文書の保存期間)

第23条　文書の保存期間は、その種類に応じ、次のとおりとする。

(保存期間の設定)

第24条　文書保存期間の決定又はその内容の変更は、主管課長が総務財政課長と協議の上行う。

(保存期間の計算)

第25条　文書の保存期間の計算は、その完結した日の属する会計年度の翌年度初めから起算する。ただし、暦年文書は、その完結した日の属する年の翌年初めから起算する。

(編集及び製本)

第26条　完結した文書は、主管課においてそのつど次の各号に従つて編集しなければならない。

(文書の保存場所)

第27条　保存文書は、書庫又は総務財政課長が別に定める場所に保存するものとする。

(書庫の管理)

第28条　前条に規定する書庫は、総務財政課において管理する。

(書架の区分)

第29条　書庫内の書架は主管課ごとに保存期間別に区分するものとする。

(書庫の取扱)

第30条　書庫は常に清潔に整とんし、文書の保存及び配列等に注意しなければならない。

(文書の保存)

第31条　主管課長は、完結した文書を1年間主管課内に保存し、1年を経過したときは、文書保存票(第9号様式)を作成し総務財政課長に提出の上、当該文書を書庫に保存しなければならない。ただし、完結した文書で1年間主管課内に保存する必要がないと認めた場合は、この限りでない。

(文書の廃棄の決定)

第32条　主管課長は、文書が保存年限を経過したときは、速やかに、廃棄しなければならない。

(文書の廃棄)

第33条　保存年限の満了した文書は、主管課長が総務財政課長に合議のうえ町長の決裁を受けて廃棄処分をするものとする。

(廃棄文書の処理)

第34条　廃棄する文書のうち、他に内容を知られることにより支障を生ずると認められるもの又は印影を利用されるおそれがあるものは、裁断、溶解、焼却その他適切な方法により廃棄しなければならない。